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Necesidad de Excel – Aprende a Utilizarlo

La Necesidad de Excel en el mercado laboral sigue creciendo de forma exponencial junto con los avances tecnológicos. Es necesario adaptarse a la era digital ya sea para la comunicación con nuestro entorno y para el desarrollo laboral.

Vivimos en nueva Era Digital…

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Necesidad de Excel – Manejo de Información

Actualmente dentro de las compañías existe el manejo de información de muchos datos. Los cuales son muy importantes y delicados parar cada área, ya sean:

  • Código de Productos
  • Part Number
  • Lote de Producción
  • Numero de serie
  • Código de referencia

Aprender a Utilizar las formulas

Existen tantas formulas que muchas no sabemos cual utilizar… Es por eso que aprenderemos algunos Tips.

Lo primero que debemos saber es cuales son las formulas esenciales en excel. Las formulas principales son Suma, Promedio, Contar Numéricos, Máx y Mín.

funciones basicas

Estas formulas las podemos encontrar en la pestaña de «Inicio» en el Botón de «Autosuma»

Aprender a Utilizar los filtros

Generalmente todos utilizamos el filtro automático, que se encuentra ubicado en la pestaña de datos:

filtro automatico

Este filtro automático tiene muchas herramientas para nuestras tablas y bases de datos, permite agregar criterios dependiendo de la variable, ya sea texto, fechas, moneda, números. etc.

El filtro avanzado también es una gran herramienta para nuestras tablas. Y se encuentra ubicado al lado del filtro automático dentro de la pestaña «Datos»:

boton filtros avanzados

A este filtro se le pueden agregar criterios más complejos y su característica principal es que permite extraer la información filtrada.

Lista Desplegable

Esta herramienta es de mucha ayuda para formulario y cuando tenemos muchos datos dentro de una base de datos.

lista desplegable

Esta herramienta tiene mucho potencial y es muy fácil de utilizar. Solo debemos ingresar a la pestaña de «Datos» ir a «Validación de Datos», «Configuración», permitir «Lista» y elegir los datos que deseamos que se desplieguen y Listo.

Automatizar procesos

Dentro de excel es fácil poder automatizar tareas y actividades que eran rutinarias en el trabajo o nos llevaban mucho tiempo realizarlas.

Dentro de estas herramientas se destacan las siguientes:

  • Función Lógica SI
  • BuscarV
  • SI Anidado
  • Funciones Condicionales
  • Función de BBDD
  • Subtotales
  • Filtro Automático
  • Tablas y Gráficos Dinámicos

Sin embargo la herramienta que más los usuarios utilizan para automatizar procesos dentro de la empresa son las famosas Macros.

Esta herramienta permite Grabar y editar sus propias Macros con el fin de personalizar cualquier proceso que normalmente es rutinario.

La macros trabajan con un lenguaje de programación llamado VBA (Visual Basic Application), el cual permite a los usuarios crear sus propias macros.

Problemas Típicos con Excel

Teniendo en consideración la necesidad de excel y que existe una presión adicional al momento de utilizar las planillas, ya sea porque estamos atrasados por la entrega de algún informe o información que debemos entregar.

Es necesario saber que excel es un aliado para este tipo de tareas, por lo tanto es necesario conocer los típicos errores que cometen los usuarios al momento de usar las planillas.

No saber que formula Utilizar

Este es el típico caso que vemos en los cursos presenciales. Por lo tanto veremos un ejemplo para ver como se resuelve:

sumar si

En este caso tenemos una planilla con varias variables y en la pregunta numero 1, nos preguntan:

¿Cuantas Engrapadoras se vendieron en el Mes de Marzo?

¿Como Elegimos la Formula?

  1. Lo primero que debemos hacer, es observar el tipo de variables que tiene la tabla. En este caso podemos ver que se esta trabajando con Fechas, Claves o Códigos, Descripción del producto, Precio, Unidades y Monto diario.
  2. Que variables debemos elegir para usar en nuestra formula. Podemos visualizar que todas las fechas se encuentran en el mes de Marzo, por lo tanto es un dato que no debemos ingresar como criterio.
  3. Determinar el criterio para usar nuestra formula. La pregunta nos indica que es cantidad. Y lo primero que eligiríamos seria una formula para «Contar», sin embargo en la tabla ya nos entrega el datos de las cantidades.
  4. Elección de la formula. En virtud que en la tabla nos entrega el valor de las cantidades vendidas, solo debemos sumar estas cantidades para saber el total.

Por lo tanto para este ejercicio vamos a elegir la función «SUMAR.SI», ya que necesitamos sumar las unidades solo de las «Engrapadoras».

aplicación sumarsi

Ingresamos la formula «SUMAR.SI» en la celda y nos quedaría lo siguiente rellenando cada campo de la formula:

  • Rango: Ingresamos el rango donde se ubican todos los productos (D9:D39)
  • Criterio: Se refiere a lo que estamos buscando. En este caso seria «Engrapadora» y se escribe el texto entre «» o también se puede copiar y pegar la palabra en una celda afuera de la tabla y se puede fijar la celda (A esta caracetristica de excel se le llama celdas absoultas).
  • Rango Suma: Son todos los valores que deseamos sumar. En este caso seria todas las unidades vendidas (F9:F39)
EJEMPLO SUMARSI

Por lo tanto nos quedaría que las unidades vendidas del producto Engrapadora son 9.

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